山东艺术学院修缮工程项目管理暂行办法

作者:时间:2018-07-05点击数:

一、 总则

    为了加强修缮工程项目的规范化管理和内部审计监督,进一步提高修缮工程管理水平和投资效益,结合我校实际情况,制定本暂行办法。

二、 立项管理

1、 基本原则

1统一规划:确定修缮工程项目或制定具体的设计、施工方案,必须按学校的总体规划要求进行。

2满足需求:所有的建设、装饰、安装、维修、改造等工程,以满足基本使用、综合考虑发展、结合用户要求为基本依据。

3确保安全:存在安全隐患,影响正常使用的基础设施及公共用房项目应优先安排。

4量力而行:功能保障型部分必须做好;条件改善型部分应视学校的财力情况确定。

5协调融洽:修缮工程在保证使用功能的前提下,式样、颜色、风格等外观视觉效果要与校区环境和局部风格协调融洽。

2项目申报

1根据学校工作计划,后勤管理处提出项目具体内容、经费概算分析项目的必要性、可行性及预期效益等情况后院长办公室。

2)二级单位修缮项目的申报,由后勤管理处负责接收和初审,做出方案、预算,报院长办公室。

3项目论证

1项目初期论证以后勤管理处组织相关工程技术人员与用户座谈,对申报项目进行现场勘察,提出初期论证方案。

2)由综合科召集后勤管理处有关领导、工程人员(必要时邀请相关专家)对项目方案进行统一论证,形成申报方案报院长办公室

三、采购管理

110万元及以上的修缮工程项目,由后勤管理处委托招标代理公司实施。

210万元以下的修缮工程项目后勤管理处立项实施。

四、合同管理

1合同范围

本合同适用于校内修缮工程的设备安装、管道线路敷设、装饰装修、房屋修缮等建设工程的施工合同,及有关修缮工程的材料采购合同等(以下简称合同)。

2合同的签订及履行

1合同签订的主责部门为后勤管理处。签订合同必须同时具备以下条件:工程项目已列入学校计划项目,项目资金来源已经落实;学校通过的有关该项目的呈办单;对于招标项目,其中标通知书已经下达。

2依照国家有关法律、法规及学校的有关规定,按照国家颁布的样本合同格式,与供应商签订正式合同。

3合同签订后,项目负责人为甲方执行合同的第一责任人;使用单位共同参与监督合同实施。

4)综合科负责合同执行的全过程监督检查。

5合同资料的存档管理按照国家和学校的有关规定执行。

五、施工管理

1基本原则:坚持“安全第一、保证质量、保证工期”的原则,严格按照《安全生产管理办法》执行。

2 工程过程管理

1设计阶段的管理:后勤管理处负责自主或协助设计单位制定设计方案,出具设计图纸。后勤管理处审查施工方案、设计图纸和设计结果是否符合有关法律、法规和技术规范,是否满足用户要求。

2施工准备阶段的管理了解工程特点,以及质量、工期等要求。对施工单位提交的施工组织设计、技术方案、进度计划、质量保证措施和安全技术措施进行审核。根据项目实际情况,由综合科组织召开第一次施工现场会议,用户代表、施工单位主要人员以及其他有关人员参加。主要内容包括建设单位、施工单位分别介绍各自现场的组织机构、人员及其分工,建设单位介绍工程概况,施工单位介绍施工准备情况,建设单位对施工准备情况提出意见和建议等。综合科负责办理与项目有关的所有外部手续。

3施工阶段的管理:施工过程中,后勤管理处须对施工方的工程质量、工程进度、工程造价、工程安全进行控制,对合同执行、文件处理进行管理,对各施工方的交叉工作等进行协调。对修缮工程所使用材料、设备及构配件需进行严格检查,检查内容包括是否具备产品合格证、生产许可证、出厂合格证等有效证明;外观检测是否符合要求;检验不合格的材料不得使用。隐蔽工程需在施工单位自检合格的基础上,由后勤管理处进行检验,检验合格,由施工单位做出隐蔽工程签证单,后勤管理处签字确认后,方可进行下一道工序;检验不合格,不得自行覆盖或进行下一道工序。综合科对所有工程项目进行跟踪检查。

六、变更管理

1施工图纸经相关单位审核通过后,由后勤管理处组织各方代表及技术人员共同进行图纸会审和技术交底工作,对于会审和交底工作中涉及到建筑效果、功能、质量要求发生变化及造成工程造价增减的变更,根据权限完成联签后,方可签署正式的图纸会审记录。

2在施工中,由于现场条件的变化或国家政策、法规的变动或使用单位提出的功能方面的改变等原因造成的变更,由有关单位提出书面申请,写明变更原因和申请变更的内容。

3如申请变更内容要求作出设计变更,则由综合科牵头,组织设计单位、建设单位、施工单位、用户等相关负责人进行论证,由设计单位根据论证结果作出设计变更,施工单位根据设计变更填写变更通知单;如工程没有设计或者申请变更内容不涉及设计部分,则由项目负责人负责组织施工、建设单位相关人员现场论证,确需变更部分由施工单位填写变更通知单。

4变更通知单要求写明变更原因和变更内容,增减工程造价,文字通顺,字迹清晰,加盖单位公章,并附详细施工方案和工程预算书。

七、签证管理

1工程签证必须是书面形式,手续齐全,内容明确,项目清楚,数量真实、准确、完整,价格合理。

2工程签证必须在项目负责人主持下,由项目现场管理人员两人以上(含两人)及各方代表共同进行实地勘察,查验确定工程部位和数量,根据权限划分办理联签手续,签字盖章后生效。

3工程签证不能只填写简单 “同意”、“符合”等词,必须就工程的材料、价格、校验部位、尺寸等方面写出具体意见,必要时需画出示意图。

4工程签证须现场办理,应当做到一次一签证,一事一签证,不得随意进行更改或补签。

5应在合同中约定的,不能再以签证形式出现,应在施工组织方案中审批的,不能做签证处理。

八、修缮工程废旧材料(设备)处置管理

1、可回收再利用材料(设备)经后勤管理处批准后执行(若为固定资产还需资产管理处批准)。

2、废旧固定资产交由资产管理处处置。

3、废旧非固定资产由后勤管理处处置

九、竣工验收管理

1 验收范围

校内修缮工程的设备安装、管道线路敷设、装饰装修、房屋修缮等已竣工的工程项目及有关修缮工程的材料、设备等。

2验收过程

1工程竣工后首先由施工单位进行自查,具备验收条件后整理出完整的竣工资料报后勤管理处。

2)后勤管理处组织相关负责人及使用部门负责人进行竣工验收,大型工程及特殊行业的工程项目,邀请专家参与验收,并由专家做出验收结论。对发现问题进行及时整改处理。

十、结算管理

1、竣工结算

1工程交工验收交付使用后,施工单位按合同规定时间提取工程结算书,并提供工程全部相关资料。

2后勤管理处初审,重点审核设计变更、签证、批价等项目的准确性和合理性。

3后勤管理处初审后,将全套工程资料报送审计处。

4后勤管理处配合审计处做好工程审计工作,并直至审计结束。

2工程(进度)款管理

1修缮工程立项并签订合同后,按照合同约定需支付工程进度款时,由项目负责人根据工程进度提出申请后勤管理处相关负责人、分管院长签字认可。相关材料汇齐后,报送财务办理相关付款手续。

2修缮工程经审计部门终审结束后,后勤管理处根据审计意见书,通知施工单位开具发票,同时扣除合同约定的质保金

3质保金的管理

1工程质保期满后,根据合同约定,如无质量问题即退还工程质保金。退还质保金时,须由项目负责人提出申请,施工单位填写质保金审批单,由项目负责人、综合科负责人、后勤管理处负责人、分管院长签字确认,相关材料汇齐后,报送财务部办理相关付款手续。

25万元(不含)以下的小型修缮项目,不扣留质量保证金。

十一、档案管理

1归档内容

修缮工程档案是指在后勤修缮工程管理、改革、发展、规划及其他各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。具体包括:

(1)上级有关后勤修缮工作的文件。

(2)后勤修缮管理工作的规章制度。

(3)后勤修缮管理工作计划、总结、报告、调查材料等。

(4)后勤修缮管理工作大事记。

(5)基础设施规划图及有关材料。

(6)基础设施改建、扩建、安装维修等专项工程:

 ①项目的论证、立项报告及批复材料。

 ②项目设计文件。

 ③项目招标的标书、合同、协议,施工队伍的资质证书。

 ④施工图、施工过程中的施工记录、交工验收记录、临时变更签证、协议等。

 ⑤隐蔽工程验收记录及项目负责人签署的意见等。

 ⑥项目预算、决算及审计情况的材料。

 ⑦项目竣工图纸、工程质量评价文件、竣工验收材料等。

 ⑧与项目有关的管理性文件材料等。

(7)水、电、气管道分布图。

(8)其他应归档的文件材料。

2归档要求

将收集齐全的文件材料整理立卷,做到使用档案盒统一,卷内文件目录、卷内备考表和案卷标题填写格式要一致。

(1)能按自然年度归档的文件材料,在次年六月底前归档。

(2)能按学年度归档的文件材料,应在次年寒假前归档。

(3)修缮项目和专题性、成套性档案,在项目鉴定、验收后两个月内归档。

(4)其他按规定应归档的文件材料,可随时归档。

3一般文件材料归档一份,学校正式编号的行文和修缮工程图纸等重要文件材料,一式两份归档。

4归档文件材料应是文件材料的原件,复印件原则上禁止归档;电子文件材料应是激光打印的有效(如正式加盖单位印章等)文件,以确保档案的保存价值与安全。

十二、本暂行办法由后勤管理处负责解释,自下发之日起施行。

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